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Bürosachbearbeiter/in (m/w/d) im Archiv des Referat 100 "Innerer Dienst, Bau- und Gebäudemanagement, Arbeitsschutz und Gesundheitsmanagement" am Dienstort Weimar (E 6 TV-L)
Das Thüringer Landesverwaltungsamt ist eine moderne Behörde, welche Aufgaben aus verschiedenen Fachbereichen der Ministerien in Thüringen wahrnimmt. Wir bieten Ihnen ein zukunftssicheres Tätigkeitsfeld.
Zur Verstärkung unseres Teams im Referat 100 „Innerer Dienst, Bau- und Gebäudemanagement, Arbeitsschutz und Gesundheitsmanagement“ am Dienstort Weimar besetzen wir die Stelle als Bürosachbearbeiter/in (m/w/d).
Ihre Kernaufgaben:
- Zentrale Archivierung im Thüringer Landesverwaltungsamt (TLVwA)
- Gesamtkoordination und fachliche Unterstützung der Archivarbeit
- Koordination der einheitlichen Arbeitsweise aller Standorte
- Ansprechpartner des TLVwA für das Landesarchiv Thüringen
- Gesamtkoordination und fachliche Unterstützung der Archivarbeit
- fachliche Beratung und Unterstützung bei der Führung der Altschriftgutregistraturen sowie bei Aussonderungen
- Beratung, Koordinierung und Unterstützung der laufenden Altschriftgutregistraturen in den Referaten des TLVwA
- Überwachung der Einhaltung der einschlägigen Richtlinien
- Unterstützung bei Aussonderungsprozessen
- Pflege der Aussonderungsdatenbank für alle Bereiche
- Vorbereitung und Durchführung von Anbietungen und Übergaben an das Landesarchiv Thüringen
- Anbietungen gem. § 11 ThürArchivG vornehmen
- Bewertungs- und Übergabetermine planen und durchführen
- Kassationsvereinbarungen vorbereiten und umsetzen
- Erfassung und Verzeichnung von Akten
- referatsinterne Schriftgutverwaltung
- Erfassung des elektronischen und schriftlichen Posteingangs
- Führung der elektronischen Akte, Zuordnung und Registrierung des eingehenden Schriftguts nach Aktenplan
- Verwaltung des Aktenbestands, Wiedervorlagemanagement, Aussonderung und Vernichtung von Akten
- Überwachung der Aufbewahrungsfristen
Was wir bieten
- flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten ohne Kernzeiten im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung
- eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit, welche die eigenverantwortliche Gestaltung des Arbeitsbereiches ermöglicht
- bei Erfüllung der Tätigkeitsmerkmale und Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen eine Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TV-L
- fachliche und persönliche Entwicklung durch Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen
- 30 Tage Urlaub im Jahr
- die Möglichkeit von mobiler Arbeit unter bestimmten Voraussetzungen
- Behördliches Gesundheitsmanagement
Unsere Anforderungen:
Zwingend erforderlich ist:
- eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung zur/zum Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste in der Fachrichtung „Archiv“ oder
- eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung als Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste in anderer Fachrichtung und mindestens zweijährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder
- eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement im Bereich des öffentlichen Dienstes bzw. Fachangestellte für Bürokommunikation und mindestens zweijährige Berufserfahrung in Archivangelegenheiten.
Wünschenswert sind:
- durch ein aktuelles Arbeitszeugnis nachgewiesene/s
- Selbstständigkeit und Initiative
- Flexibilität und Entscheidungsfreude
- Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
- Gesprächsführungskompetenz
- Verhandlungsgeschick und Kooperationsfähigkeit
- Zuverlässigkeit und Sorgfalt
- Teamfähigkeit
- gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie ein sicherer Umgang mit einschlägigen MS Office-Programmen (Word, Excel, Outlook)
- Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis der Klasse 3 bzw. B und die Bereitschaft zur Durchführung von Dienstreisen
- die körperliche und gesundheitliche Eignung zum Ausführen von Tätigkeiten die das gelegentliche Heben und Tragen von Lasten bis maximal 10 kg erfordern
- amtsangemessenes Auftreten
Bitte bewerben Sie sich bis zum 4. Juni 2025 direkt online.
Bewerber/innen, die ihre Ausbildung noch nicht beendet haben, können im Verfahren berücksichtigt werden, wenn die o. g. erforderliche Qualifikation zum Zeitpunkt der Auswahlentscheidung vorliegt.
Für Bewerber/innen, die bereits im öffentlichen Dienst tätig sind, wird um Übersendung einer Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte mit Angabe der personalaktenführenden Stelle gebeten.
Einzureichende Unterlagen:
- Bewerbungsanschreiben und tabellarischer Lebenslauf,
-
Nachweis über den einschlägigen Berufsabschluss und sonstige Qualifizierungen sowie
-
aktuelles Arbeitszeugnis
Bewerbungen von Bediensteten des TLVwA (Beamte und Tarifbeschäftigte), die bereits der Besoldungsgruppe des ausgeschriebenen Dienstpostens bzw. der Entgeltgruppe der ausgeschriebenen Tätigkeit angehören, werden als Interessensbekundung entgegengenommen. Eine Einbeziehung in die Auswahl nach Artikel 33 Absatz 2 Grundgesetz erfolgt in diesen Fällen nicht. Eine mögliche Auswahl erfolgt allein unter personalwirtschaftlichen Gesichtspunkten.
Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden (bei Vollzeitbeschäftigung). Der Dienstposten ist grundsätzlich für eine Teilzeitbeschäftigung geeignet. Inwieweit dem Teilzeitwunsch, insbesondere im Hinblick auf Lage und Umfang der Teilzeit entsprochen werden kann, ist im Einzelfall zu prüfen.
Für mögliche Rückfragen im Hinblick auf das Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Klose unter oder Annacatharina.Klose@tlvwa.thueringen.de.de zur Verfügung.
Informationen zum Datenschutz:
Ihre Bewerbungsdaten werden im Einklang mit der DSGVO und dem Thüringer Datenschutzgesetz verarbeitet. Weitere Informationen entnehmen Sie unserem Merkblatt zur Erhebung von personenbezogenen Daten.
Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen erteilen Sie die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das TLVwA im Rahmen des Ausschreibungs-/Auswahlverfahrens und bestätigen zugleich die Kenntnisnahme unseres Merkblattes. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden die Daten nicht berücksichtigter Bewerber/innen daten- schutzkonform vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen ist ein ausreichend frankierter und adressierter Rückumschlag beizufügen. Durch die Bewerbung entstehende Kosten werden nicht erstattet.
